Protokoll
Finalisierung der Ergebnisse der Projektgruppe 01
Ergebnisse:
Das vorliegende erarbeitete Konzept soll als Handlungsanweisung für die Vereinstätigkeiten vom Vorstand mit ggf. Ergänzungen Korrekturen umgesetzt werden.
Vorstellung und Kommunikation an die Mitglieder soll zur Jahreshauptversammlung erfolgen
(Entsprechend auch die Ergebnisse der anderen Projektgruppen)
Verankerung der Handlungsanweisung verfügbar im internen Bereich der website
Nr. 1 - Entscheidungsabläufe bei allgemeiner Vereinstätigkeit und bei Projektbearbeitung
betrifft:
grundsätzlich alle Aktivitäten, die der Verein durchführt oder an denen er sich beteiligt
allgemeine Beurteilungskriterien:
Übereinstimmung mit Vereinszweck gem. Satzung (Konkretisierung durch Projektgruppe 03), gesicherte Finanzierung, ausreichende personelle Ressourcen,
weitere Anforderungen:
verantwortliche Planung und Durchführung, Dokumentation aller wesentlichen Entscheidungen und Ergebnisse
Anmeldung:
bei Geschäftsstelle, Koordination, Prüfung und Genehmigung durch Vorstand vor Durchführung
vorherige Information des Vorstandes auch bei „genehmigungsfreien“ Aktivitäten
(Themenfelder: Lang-, mittelfristige Planung > Projektgruppe 03)
Kriterien zur inhaltlichen Beurteilung sollen von Projektgruppe 03 – Inhalt und strategische Ausrichtung vorgeschlagen werden
Checkliste für Angaben bei Projektanmeldung soll von Projektgruppe 00 – Projektmanagement vorgelegt werden
Antragsteller:
intern: Mitglieder, Netzwerkknoten, Arbeitsgruppen
extern: Kooperationspartner, Unterstützer u. a.
Koordination:
Abstimmung von Themen, Terminen und Kosten
Antragsbearbeitung:
Anlaufstelle grundsätzlich Geschäftsstelle (Information / Vorprüfung)
Beurteilung, Genehmigung: Vorstand
Durchführung: Antragsteller im Einvernehmen mit Vorstand / Geschäftsstelle
Zusagen, Verpflichtungen erst nach Genehmigung
Ablaufdiagramm:
zur Darstellung der regulären und der alternativen Entscheidungswege
Terminkalender /Veranstaltungsprogramm:
für öffentliche und interne Aktivitäten aller Vereinsorgane und relevante externe Veranstaltungen
eine mittel- und längerfristige Programmplanung ist sinnvoll und im Hinblick auf die Finanzierung notwendig; auf dieser Basis kann ein Terminkalender / Veranstaltungsprogramm erstellt und fortgeschrieben und auf der Homepage veröffentlicht werden
Betreuung aufwendig, ev. extern gegen Vergütung
mögliche Alternative: „Rundbrief“
Formulare:
für „Voranfrage“, „Antrag“ und „Durchführung“ > Projektgruppe 00 – Projektmanagement
Muster Projektantrag „Publikation zur Umnutzung landwirtschaftlicher Gebäude“
sollte als Formblatt zum Ausfüllen erstellt und ergänzt werden (Genehmigung – Durchführung – Dokumentation)
Nr. 2 - Honorar für Dienstleistungen von Mitgliedern
Im Auftrag für den Verein
die Tätigkeit von Vereinsmitgliedern ist grundsätzlich ehrenamtlich und wird nicht vergütet;
Ausnahmen sind nur im Einzelfall und mit Zustimmung des Vorstandes zulässig, Auftragsvergabe auf Grundlage von Angeboten
Externe Dienstleistungen des Vereins für Dritte
die Tätigkeit des GF oder von Mitgliedern im Namen des Vereins für Dritte ist mit entsprechendem Stunden/Tagesatz zu honorieren (in Anlehnung Vorttragsaufwandsentschädigung/ Preisrichtertätigkeit)
Nr. 3 - Randnotizen, Stellungnahmen, Kommentare usw.
Allgemeine Regeln für Themen, Inhalte und Aussagen sind von Projektgruppe 03 aufzustellen
Verfahrensregeln entsprechend Projektbearbeitung (siehe Nr. 1)
Nr. 4 - Podiumsdiskussionen, Vorträge, Gespräche
betrifft öffentliche Veranstaltungen des Vereins bzw. offizielle Gespräche mit Außenstehenden
Behandlung entsprechend Nr. 3
Nr. 5 - Vorstandsarbeit
Tätigkeit:
Besetzung und Aufgaben siehe § 7, 8 Vereinssatzung
- eine Verkleinerung des Vorstandes wird abgelehnt, jedoch ist eine Änderung der Satzung erforderlich, wenn künftig nicht zwingend alle Vorstandspositionen oder Beisitzerstellen (Sprecher der Netzwerkknoten) besetzt werden sollen (weil keine Kandidaten verfügbar sind)
Sitzungen (Termine, Präsenzpflicht, Umlaufverfahren, Reaktionspflicht)
Der Vorstand hält in jedem Quartal eine reguläre Sitzung ab, bei Bedarf können zusätzliche Termine festgelegt werden.
Die Mitglieder des Vorstandes sind grundsätzlich zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet, falls die zur Beschlussfassung erforderliche Mindestanzahl nicht erreicht wird, sowie in Fällen besonderer Dringlichkeit können Beschlüsse auch im Umlaufverfahren herbeigeführt werden. Voraussetzungen sind: Ordnungsgemäßer Antrag, Teilnahme aller Vorstandsmitglieder an der Abstimmung. Für die Annahme des Antrages genügt die einfache Stimmenmehrheit.
Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. (wieso soll der Vorstandssitzende doppeltes stimmrecht haben?
Das Ergebnis ist zu dokumentieren und den Beteiligten mitzuteilen
- Die Mitglieder des Vorstandes sind grundsätzlich für die ihnen lt. Satzung zugewiesen Aufgabenbereiche verantwortlich und für die Bearbeitung der anfallenden Aufgaben in Zusammenarbeit mit der Geschäftsstelle zuständig.
Nr. 6 - Transparenz
Dokumentation:
aller wesentlichen Entscheidungen und Ergebnisse
betrifft die Tätigkeit von Vorstand, Geschäftsstelle, sowie von Netzwerkknoten, und Projekt- / Arbeitsgruppen
Newsletter:
für aktuelle wichtige interne und externe Mitteilungen
soll als Option beim Relaunch der Homepage berücksichtigt werdenVeranstaltungsprogramm / Kalender:
Grundlage für Information und Zusammenarbeit
Vernetzung:
ein regionaler Veranstaltungskalender für Schwaben / Bayern wäre wünschenswert, aber allenfalls von TAS / BYAK realisierbar
Nr. 7 - Alternative Entscheidungswege
Alle Fragen und Anträge zu wichtigen Aktivitäten sind über die Geschäftsstelle rechtzeitig dem Vorstand zur Prüfung vorzulegen.
Voraussetzung für eine sachgerechte und rasche Entscheidung sind ausreichende Informationen und Begründungen (z.B. mit Projektantrag).
Dringliche Fälle:
Der Vorstandsvorsitzende legt jeweils fest, ob eine Behandlung in einer regulären bzw. einer außerordentlichen Vorstandssitzung behandelt werden soll, oder ob die Entscheidung auch im Umlaufverfahren (siehe Nr.5) getroffen werden kann.
Nur im Ausnahmefall, bei besonderer Dringlichkeit kann der Geschäftsführer im Einvernehmen mit dem Vorstandsvorsitzenden entscheiden („Vier-Augenprinzip“).
„Genehmigungsfreie“ Aktivitäten:
Liste mit einschlägigen Beispielen erstellen > fs (ggf. P03)
ebenfalls Anmeldung bei Geschäftsstelle (Koordination, Veranstaltungsprogramm, -kalender)
Entscheidung durch Geschäftsführer im Einvernehmen mit zuständigen Vorstandsmitgliedern („Vier-Augenprinzip“)
Nr. 8 - Netzwerkknoten
Die Netzwerkknoten sind Gruppierungen der im Einzugsbereich ansässigen Vereinsmitglieder. Sie vertreten die Belange des Architekturforums auf lokaler Ebene.
Im Rahmen der Vorgaben der Satzung und der Geschäftsordnung handeln sie selbständig, und können örtliche Aktivitäten (vom Vorstand genehmigt) in eigener Zuständigkeit und Verantwortung durchführen.
Informationsaustausch und Abstimmung mit Geschäftsstelle und Vorstand sowie Kooperation mit anderen Netzwerkknoten und Beteiligung an gemeinsamen Projekten, Arbeitskreisen usw. sind jedoch unverzichtbar für die erfolgreiche und effiziente Tätigkeit.
Nr. 9 - Geschäftsstelle, -führer
- Grundsätze:
- siehe Satzung § 11 (Einrichtung, Organisation, Aufgaben, Geschäftsordnung)
Tätigkeiten:
- Tätigkeitsnachweis / Geschätzter Zeitaufwand Geschäftsführer: 50% Allgemeine Verwaltung, 30% Koordination und Organisation, 20% Sonstiges. Die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit von 15 Stunden wird erheblich überschritten – fs betrachtet das als ehrenamtlichen Beitrag (nur intern kommunizieren?)
- Arbeitsanfall und Zeitaufwand rechtfertigen auf längere Sicht eine personelle Verstärkung bzw. eine Erhöhung der Arbeitszeit
- Thema für Vorstand: Zusätzliche Finanzielle Unterstützung des Vereins durch Mitglieder (Büros), Organisationen, staatliche Stellen?
- Zur Entlastung sollen vermehrt Aufgaben ihres Zuständigkeitsbereichs durch Vorstände, Netzwerkknoten, Arbeitsgruppen wahrgenommen und Mitglieder bei Routinetätigkeiten beteiligt werden.
- Die Geschäftsstelle soll sich in ihrer Tätigkeit auf die wesentlichen Themen beschränken und keine zwar wünschenswerten aber nicht zu bewältigenden Arbeiten, bzw. von anderer Seite zu erledigenden Aktivitäten übernehmen
- Aufgabenteilung zwischen Geschäftsführer, Vorständen. Netzwerkknotensprechern, Arbeitsgruppen und einzelnen Mitgliedern unter Berücksichtigung von Fähigkeiten und Interessen zur Entlastung der Geschäftsstelle
- Wichtige Aufgaben:
- Förderung von Informationsaustausch und Kooperation zwischen Mitgliedern, Netzwerkknoten, Arbeitsgruppen und Vorstand, Koordination bei Konzeption, Planung und Durchführung von Projekten und sonstigen Aktivitäten innerhalb des Vereins und bei Kooperationen mit Partnern
- Koordination bei Konzeption, Planung und Durchführung von Projekten und sonstigen Aktivitäten innerhalb des Vereins und bei Kooperationen mit Partnern
- Pflege der Kontakte zu Medien, Partnern und Netzwerken
- Betreuung von Unterstützern und Mitwirkung bei der Akquisition von Fördergeldern
Nr. 10 - Arbeitsgruppen, Aktionen – Dokumentation
- Wesentliche Voraussetzung für die professionelle Vereinsarbeit (Haushaltspläne, Jahresprogramme, Rechenschaftsberichte usw. ist die Dokumentation aller Aktivitäten auf allen Ebenen und in allen Phasen
- Die erforderlichen organisatorischen Grundlagen, Regelungen, Formblätter usw. sollen vom Vorstand für Dokumentation (Schriftführer) und Geschäftsführer erarbeitet und umgesetzt werden
- Dokumentation vom Konzept bis zum Ergebnisbericht ist Bedingung für Finanzierung und Genehmigung von Projekten
Agenda
Checkliste für Aktions- und Projektvorschläge >Projektgruppe 00 / ms
- : bereits erstellt?
Katalog für einheitliche Betreff-Themen / Schlagworte für Schriftverkehr und Datenspeicherung > ?
- : nicht vordringlich
Ablaufdiagramm zur Darstellung der regulären und der alternativen Entscheidungswege > ?
- : erforderlich? (Organigramm von gp erstellt)
Sonstiges
Bestehende Geschäftsordnung
Der Vorstand hat am 16. 03. 2015 die von einer Arbeitsgruppe erstellte „Geschäftsordnung architekturforum allgäu“ beschlossen, die auf Grund der Vorschläge der Projektgruppen ggf. geändert bzw. ergänzt werden muss
Weiteres Vorgehen
Information an Vorstand
Dokumentation und Austausch der Arbeitsergebnisse der Projektgruppen
Kommunikation an alle Mitglieder
Nächstes Treffen
Die Arbeit der PG 01 ist soweit abgeschlossen
Teilnehmer:
Stephan Walter, Franz Schröck, Thomas Meusburger, Wolfgang Braig, Peter Geiger
Kempten, November 2019
Wolfgang Braig / Peter Geiger
